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Schlagwort: Office 365

  • OneNote – Der digitale Notizblock für Alltag & Beruf

    OneNote – Der digitale Notizblock für Alltag & Beruf

    Ob du selbstständig bist oder einfach nur privat gut organisiert sein möchtest: Microsoft OneNote ist ein vielseitiges Werkzeug, um Notizen, Ideen, Aufgaben und Informationen an einem Ort zu sammeln – digital zu durchsuchen und synchron auf allen Geräten zur Verfügung zu haben.

    Was ist OneNote?

    OneNote ist ein digitales Notizbuch von Microsoft. Es ist nicht nur Teil von Office 365, sondern steht gratis auch ohne Abo zur Verfügung. In OneNote kannst du digitale Notizbücher erstellen, diese in Abschnitte und Seiten unterteilen und natürlich Seiten und Abschnitte mit Inhalt füllen. Es stehen dir fast unbegrenzt Möglichkeiten zur Verfügung, wie du Informationen sammeln kannst: Text, Bilder, Dateien, Links, Checklisten und handschriftliche Notizen. OneNote kannst du so benutzen, wie du es mit einem Papier-Notizbuch machen würdest – nur flexibler.

    Typische Anwendungen von OneNote

    1. Projektplanung & Besprechungsnotizen
      Du kannst ganz einfach Sitzungsprotokolle, Aufgabenverteilungen und Zeitpläne erstellen. Alles an einem Ort und du kannst diese bequem mit anderen Teilen.
    2. Kundendokumentation
      Gesprächsnotizen mit einem Kunden, sind schnell erfasst und können mit ToDo’s ergänzt werden.
    3. Private Organisation
      Einkaufslisten, Urlaubsplanung, Rezepte, Haushaltsthemen und viele verschiedene Sachen sind schnell erfasst und leicht zum Verarbeiten
    4. Wissenssammlung
      Sammle das Wissen zu einem Thema schnell und bequem in OneNote. Der grosse Vorteil dabei ist, dass du Notizen druchsuchbar sind.
    5. Schulungen & Weiterbildungen
      Erstelle Notizen währen Schulungen oder Weiterbildungen. Schnell sind auch weiterführende Links und Dateien angehängt.

    Vorteile

    Das Arbeiten mit OneNote bringt viele Vorteile mit sich. Die wichtigsten Vorteile sind:

    • Plattformübergreifend Nutzbar
      PC, Mac, Tablet, Smartphone, Online – alles synchronisiert
    • Flexibel & vielseitig
      Text, Bilder, Links, Zeichnungen – alles kann eingefügt und strukturiert werden
    • Einfache zu organisieren
      Notzbücher, Abschnitte und Seiten helfen für einen guten Überblick – wie in einem Registerordner
    • Zusammenarbeit
      Notizbücher können mit anderen Benutzern geteilt werden und eine Zusammenarbeit ist möglich. Alle können gleichzeitig die gleiche Notiz bearbeiten.
    • Suchfunktion
      Eine effiziente Suche findet sämtliche Notizen wieder
    • Integration von Microsoft-Apps
      Die Integration von OneNote in andere Microsoft-Apps und umgekehrt hilft für schnelles Arbeiten.

    Nachteile

    Wie jede Software hat auch OneNote Nachteile oder eben seine Grenzen:

    • Verschlüsselung
      Einzelne Notizbücher, Abschnitte oder Seiten können nicht verschlüsselt werden. Sensible Daten können so leider nicht genügend geschützt werden.
    • Offline-Nutzung
      Die Offline-Nutzung von OneNote ist eingeschränkt und funktioniert nicht 100% reibungslos, besonders wenn Notizen mit anderen geteilt werden.
    • Oberfläche
      Die Oberfläche des Apps kann etwas unübersichtlich wirken. Man muss sich zuerst an das digitale Notizbuch gewöhnen
    • Strukturierte Aufgabenplanung
      Für Projektmanagement mit Gantt-Diagrammen oder Zeitverfolgung ist OneNote ungeeignet. Hier muss auf ein anderes Tool umgestiegen werden, z. B. Microsoft Planner oder Trello

    Fazit

    Trotz der Nachteile von OneNote ist es perfektes Tool um Notizen und Wissen zu sammeln, zu verwalten und wieder zu finden.

    Weiterführende Links:

    Vorlagen Office 365

    Microsoft Office

  • Mehr Ordnung & weniger Aufwand: Officevorlagen

    Mehr Ordnung & weniger Aufwand: Officevorlagen

    Wer selbstständig ist oder ein kleines Unternehmen führt, kennt das nur zu gut: Neben dem Kerngeschäft fallen tausende Aufgaben an; Offerten schreiben, Rechnungen stellen, Berichte verfassen oder Emails beantworten. Jede Minute gesparte Minute ist verdientes Geld. Umso wichtiger ist es, dass diese Abläufe standardisiert und klar definiert sind. Eine oft unterschätzte Hilfe sind dabei: Officevorlagen.

    Was sind Officevorlagen – und warum brauche ich diese?

    Eine Vorlage in Office ist ein Dokument, das du immer wieder verwenden kannst. Es kann eine Vorlage für einen Brief sein, in dem du nur noch Empfängeradresse und den Brieftext ergänzen musst oder eine Rechnungsvorlage. Der grosse Vorteil von Vorlagen ist, dass diese mit den Standardtexten, sowie einem sauberen Layout daherkommen.

    Typische Vorlagen, die nützlich sein können:

    • Word: Offerten, Rechnungen, Mahnungn, Verträge, Notizen
    • Excel: Budgetplanung, Kassabuch, Stundenerfassung
    • Powerpoint: Produktpräsentationen, Sitzungsleitfaden
    • Outlook: Emailvorlagen für Terminebestätigungen, Offerten
    • OneNote: Vorlagen für Protokolle oder Besprechungen

    Zu allen diesen Themen findest du in meinem Shop Vorlagen.

    Die Vorteile von Officevorlagen auf einem Blick

    1. Zeitersparnis
      Einmal richtig erstellt, musst du nicht jedes Mal von vorne anfangen. Das Layout, die Schriftarten, die Kopf- und Fusszeile – alles ist schon da. Du musst nur noch die Inhalte füllen.
    2. Professioneller Auftritt
      Auch wenn du alleine arbeitest: Mit einheitlichen Dokumenten machst du einen besseren Eindruck. Das wirkt positiv auf dein Image ein – gerade bei Kunden:innen, die Professionalität erwarten.
    3. Fehler vermeiden
      Durch ein festes Layout sehen die Dokumente alle gleich aus und es sinkt die Gefahr, dass eine wichtige Information vergessen geht.
    4. Einfache Bedienung:
      Beim regelmässigen Arbeiten mit den Vorlagen, findest du dich schneller zurecht und du sparst wertvolle Zeit. Zudem bringen gute Vorlagen Ordnung in den digitalen Alltag.

    Fazit

    Mit guten Officevorlagen tritts du gegen aussen nicht nur professionell auf, sondern du kannst dir auch viel Zeit sparen mit dem Erstellen der Dokumente. Pflichtangaben, Textbausteine oder auch das Logo sind bereits integriert. So kannst du dich nur noch auf den Inhalt des Dokuments kümmern.

    Brauchst du Hilfe beim Erstellen der Vorlagen, melde dich bei mir. Ich berate dich gerne, damit du deine Effizienz steigern kannst.

    Weiterführende Links:

    Office Vorlagen

    Office 365

  • Dokumentstruktur mit gezielten Umbrüchen

    Dokumentstruktur mit gezielten Umbrüchen

    Wenn du grössere Word-Dokumente erstellst, wirst du nicht nur Seitenumbrüche, sondern schnell mal mit Abschnittsumbrüchen konfrontiert. Der Seitenumbruch ist nicht zu verwechseln mit einem Abschnittsumbruch, denn beide Funktionen müssen an der richtigen Stelle korrekt eingefügt werden. Mit einer falschen Anwendung können komplexe Word-Dokumente schnell unübersichtlich oder kaum noch schön formatiert werden.

    Die verschiedenen Seiten- und Abschnittsumbrüche findest du im Menüband. => Layout ->Umbrüche

    Abschnittsumbruch

    Wie bereits erwähnt, ist sehr zentral wie man die verschiedenen Umbrüche einsetzt, damit ein Word-Dokument klar strukturiert bleibt.

    Seitenumbrüche

    Seitenumbruch

    Der Seitenumbruch ist einfach und klar. Er beginnt eine neue Seite und du schreibst dort weiter. Sämtliche Formatierung werden von der vorhergehenden Seite übernommen.

    Spaltenumbruch

    Der Spaltenumbruch ist ebenfalls einfach. Wenn dein Seitenlayout auf Spalten aufgebaut ist, kannst du mit einem Spaltenumbruch in der nächsten Spalte oben mit Schreiben beginnen. Auch hier ändern sich keine Formatierungen.

    Abschittsumbrüche

    Bei den Abschnittsumbrüchen hast viel mehr Möglichkeiten in der Gestaltung deines Dokuments als mit Seitenumbrüchen. Mit Abschnittsumbrüchen kannst du dein Dokument besser gliedern und formatieren, denn jedem Abschnitt kannst du eigene Seitenformatierungen zuweisen. Nun aber der Reihe nach…

    Nächste Seite

    Ein Abschnittsumbruch auf die nächste Seite, macht in erster Linie einen Seitenumbruch, d.h. du kannst auf einer neuen Seite weiterschreiben. Aber, dir bietet Word nun weitere Möglichkeiten. Du kannst für den neuen Abschnitt nun Seitenränder, Seitenformat oder auch ein anderes Seitenzahlenformat definieren. Einfach gesagt, du kannst für jeden Abschnitt eine andere Seitenformatierung definieren.

    Anwendungsfall:

    Im ersten Abschnitt des Dokuments, liegt beispielsweise das Titelblatt, Impressum, Vorwort, Inhaltsverzeichnis. Hier kannst du beispielsweise in der Fusszeile die Seitenzahlen mit römischen Zahlen versehen und die Kopfzeile bleibt leer. Im zweiten Abschnitt schreibst du deine Kapitel. Hier wählst du in der Fusszeile die Seitenzahlen als 1, 2, 3, usw. und in der Kopfzeile steht das aktuelle Kapitel. Im dritten Abschnitt soll noch das Literaturverzeichnis und das Bildverzeichnis aufgeführt werden. Hier möchtest du beispielsweise die Seitennummerierung mit a, b, c, usw.

    Fortlaufen

    Der Abschnittsumbruch fortlaufend mag auf den ersten Blick nicht verständlich zu sein, aber dieser kann beispielsweise für das Ändern des Spaltenlayout nützlich sein.

    Anwendungsfall:

    Du schreibst einen Fliesstext. danach möchtest du auf ein 2-spaltiges Layout wechseln. Ist dein Text im 2-spaltigen Layout beendet, machst du ein erneuter Abschnittsumbruch Forlaufend und du kannst wieder im Fliesstext weiterschreiben.

    Gerade Seite

    Dieser Abschnittsumbruch ist in erster Linie bei doppelseitigen Dokumenten von Wichtigkeit. Denn die neue Seite beginnt immer mit einer geraden Seitenzahl.

    Anwendungsfall

    Der letzte Satz deines Kapitels ist auf einer geraden Seite. Wenn du nun einen Abschnittsumbruch «Nächste Seite» oder einen Seitenumbruch machst, bist du automatisch auf einer ungeraden Seite. Wenn du das nächste immer Kapitel auf einer geraden Seite beginnen willst, dann wähle Abschnittsumbruch «Gerade Seite». So bist du sicher, dass das neue Kapitel auf einer geraden Seite beginnt, falls nötig schiebt Word eine leere ungerade Seite hinein.

    Ungerade Seite

    Dieser entspricht dem Abschnittsumbruch «gerade Seite» mit dem Unterschied, dass die neue Seite immer auf einer ungeraden beginnt.

    Fazit:

    Wichtig ist in jedem Fall, dass bei Umbrüchen immer konsequent und konzentriert gearbeitet werden muss. Beim Löschen, insbesondere bei Abschnitten, ist die nötige Achtsamkeit zu geben, da sich dabei gerade im Layout Verschiebungen oder ungewollte Formatierungen entstehen können.

    Weiterführende Links

    Office Vorlagen

    Office 365

  • Behalte Excelzellen im Fokus

    Behalte Excelzellen im Fokus

    Wer kennt es nicht, eine Exceltabelle mit 40 Spalten und 1000 Zeilen. Unendlich viele Daten und schnell kann man sicher in der Spalte oder Zeile irren. Excel hat für diese Situation eine Funktionen, nämlich «Fokuszeile». Klickt man diese Funktion an, wird die aktive Spalte und Zeile markiert, so siehst jederzeit wo du dich in der Exceltabelle befindest.

    Wie aktivierst du den Befehl?

    Dieser Befehl erleichtert dir das Leben in grossen Tabellenblättern ungemein. Du findest diesen in der Registerkarte «Ansicht» und im gleichnamigen Abschnitt «Ansicht».

    Fokuszeile einfach aktivieren
    Fokuszeile aktivieren

    Sobald du den Befehl aktivierst hast, werden dir die Zeilen und Spalten markiert. Wenn du die Zelle wechselst, springen die Markierungen mit.

    aktivierte Fokuszeile
    aktivierte Fokuszeile